Búsquedas detalladas, Integración con sistemas y control granular: La creación de una Plataforma de Acceso y Búsqueda para Contenido Audiovisual del Archivo de Video Fortunoff de Testimonios del Holocausto.

El desafío:

La misión central de muchos archivos y bibliotecas es hacer más accesibles y abiertos los materiales de colecciones a investigadores. Esta también es la misión del Archivo de Video Fortunoff de Testimonios del Holocausto (FVA), pero la naturaleza sensible de sus colecciones requiere consideraciones especiales, por ejemplo, la necesidad de mantener un control granular de sus permisos de acceso. Además, dado que la colección contiene gran cantidad de metadatos en forma de índices, transcripciones, fichas de catálogo y más de 12,000 horas de video, el Archivo necesitaba superar obtáculos serios que son inherentes a las búsquedas de colecciones audiovisuales. FVA también buscaba evitar la duplicación de metadatos de colecciones en múltiples islas. Necesitaba una plataforma que pudiera integrarse con bases de datos existentes. Finalmente, dado que el Archivo se embarcaba en un rediseño general del sitio web, quería proveer a usuarios una experiencia integrada al hacer la transición desde el sitio web a la plataforma de búsqueda.

Figura 1 Página de Aviary del Archivo de Video Fortunoff de Testimonios del Holocausto.

El Enfoque:

Asociarse con AVP en la creación una plataforma de descubrimiento y difusión de materiales audiovisuales especialmente diseñada para archivos y bibliotecas. Esta plataforma provee:

Permisos granulares y acceso controlado para permitir a los editores de contenido decidir quién accede a su contenido, cuándo y bajo qué condiciones. Puede haber varias razones para controlar el acceso a los materiales de archivo. Por ejemplo, en el caso de FVA:
Muchos donantes prohíben el uso comercial de su material.
Algunos donantes limitan el acceso a su material hasta que haya pasado un embargo.
Algunos donantes prohíben que se muestre su material en un país en particular antes de una fecha en particular (por ejemplo, ninguna dirección IP alemana lo puede ver hasta 2025)
Preocupación por mantener la privacidad y protección de los entrevistados y sus familias.
Es necesario proporcionar acceso perpetuo a testimonios específicos para las familias de sobrevivientes
La mayoría de los archivos comparten esta necesidad de controlar el acceso para cumplir con los acuerdos de los donantes, cumplir con las políticas de la organización, los acuerdos de licencia y proteger la información personal, entre otras razones. Independientemente de la motivación, el control de acceso sofisticado es fundamental para la administración responsable del material de archivo. En la práctica, esto suele ser difícil de hacer de manera efectiva.
La búsqueda, navegación y reproducción de archivos de audio y video, colecciones y metadatos, así como la señalización de los resultados de búsqueda con reproducción exacta de donde se encuentra un término de búsqueda.
Un sub-dominio personalizado y un control total sobre el diseño y la apariencia para crear una experiencia de usuario perfecta.

Figura 2 Pantalla de Aviary para configurar controles de acceso granular

“Muchos archivos y bibliotecas están luchando para desarrollar sus propios sistemas de acceso y descubrimiento audiovisual que incorporan búsqueda sofisticada, control de acceso, reproducción intuitiva y navegación. Como no pudimos ubicar un sistema o conjunto de sistemas en el mercado que cumpliera con nuestros requisitos, nos asociamos con AVP para crear Aviary. Para nosotros, es el paquete completo para una colección de archivos audiovisuales: una plataforma alojada, respaldada por un desarrollador, con una interfaz de usuario, fácil de usar y disponible en cualquier lugar”.

– Stephen Naron, Director, Archivo de Video Fortunoff de Testimonios del Holocausto

Conformándose con menos: Cómo la improvisación de Sistemas Dispares Puede Confundir a los Usuarios y Amenazar la Sustentabilidad

El Archivo de Video Fortunoff de Testimonios del Holocausto (FVA) se remonta a 1979, cuando comenzó a registrar los testimonios de sobrevivientes, testigos y espectadores del Holocausto gracias a la creciente disponibilidad de la tecnología de transmisión de video. Stephen Naron, Director de FVA, explicó que “a partir de 1979, continuamos adoptando nuevas tecnologías en pos de nuestros objetivos institucionales principales (registrar y hacer disponibles las voces de los sobrevivientes) para brindar acceso a estas valiosas fuentes históricas para su uso en educación e investigación.”

FVA es un archivo pequeño dentro de una institución mucho más grande. La elección de su tecnología de video en la década de 1970, sin querer, resultó en muchos desafíos para la preservación, distribución y accesibilidad de la colección. La digitalización no era una opción, como en muchos archivos audiovisuales, la obsolescencia del formato lo requería. Como un archivo audiovisual completamente digital, las necesidades de FVA superaron las de muchas otras colecciones en su organización matriz, un problema que probablemente resonará con otros archivos audiovisuales. Aún así, determinados a proporcionar un acceso digital seguro, FVA creó un sistema de acceso y descubrimiento desde múltiples plataformas comerciales, todas ellas controladas por otros socios dentro de una institución más grande. Los usuarios tenían que aprender a usar todos los sistemas de componentes, cada uno con diferentes interfaces de usuario. Primero, los usuarios buscaban en el catálogo principal de la biblioteca, luego solicitaban acceso a testimonios individuales en un segundo sistema. Una vez que su solicitud era aprobada, el personal de FVA los podía ver manualmente en un tercer sistema en ubicaciones específicas de los socios. Los tres sistemas debían ser mantenidos y soportados técnicamente (una tarea difícil y que requiere mucho tiempo). Este sistema también requería la administración manual completa del control de acceso, lo que podría resultar en investigadores decepcionados que tenían que esperar a que se aprobara su solicitud. Sin embargo, tan complejo como era, este sistema de acceso digital fue un enorme avance. FVA se asoció con cerca de 40 ubicaciones en todo el mundo para proporcionar acceso a la colección, y el uso de testimonios creció aproximadamente un 300 % en un solo año. Con estos resultados a mano, FVA sabía que estaba en el camino correcto. El siguiente paso fue proporcionar a sus usuarios un sistema más automatizado y más simple.

La Selección de un Socio para Crear una plataforma de Publicación Audiovisual

Para el FVA, dar el siguiente paso significó asociarse con AVP, una firma establecida de consultoría de archivos y desarrollo de software que está enfocada en liberar a las organizaciones de los obstáculos de la administración de la información y maximizar la usabilidad de los datos. El trabajo de AVP ha abarcado la academia, el gobierno y el patrimonio cultural, los museos, los medios de comunicación y el entretenimiento, las artes escénicas y las organizaciones sin fines de lucro. Como dijo Stephen Naron: “Ellos han enseñado y trabajado en universidades, archivos y bibliotecas, intuitivamente saben la diferencia entre los usos informativos y de entretenimiento del video. No podríamos haber tenido un socio más adecuado para este esfuerzo. La comprensión de AVP de las necesidades de la comunidad de archivos y su compromiso para mejorar el trabajo que pueden hacer los archivos audiovisuales es increíble”.

Una Experiencia Mejorada para los Usuarios de Archivos, Investigadores y Administradores

Juntos, AVP y FVA diseñaron un nuevo sistema para cumplir con sus objetivos en equipo -un paquete total para FVA y cualquier otra organización con colecciones de materiales audiovisuales- una plataforma, de un sólo desarrollador, con una interfaz de usuario, utilizable en cualquier lugar. Su colaboración es un modelo para los archivos de todo el mundo y, de hecho, está diseñada como una plataforma multiusuario que puede unir colecciones audiovisuales. ¿Por qué otros archivos deberían desperdiciar recursos en desarrollar su propio sistema de acceso y descubrimiento que solo funcionará con su archivo cuando se podrían usar esos recursos para mejorar los metadatos, recopilar y catalogar materiales adicionales o desarrollar la programación en torno a sus colecciones?

de buscar como un texto. En el caso de FVA, los investigadores ubicados en las ubicaciones de los socios de FVA en todo el mundo ahora pueden buscar fácilmente entre los más de 4,400 testimonios del archivo que abarcan 12,000 horas de materiales grabados en más de una docena de idiomas. Los usuarios pueden buscar metadatos extensos, miles de índices detallados y transcripciones de los testimonios en solo segundos.

Los usuarios solo necesitan un navegador y acceso a Internet para buscar en el archivo. Los usuarios registrados pueden incluso buscar metadatos básicos y obtener resultados significativos de testimonios que requieren permiso para acceder, lo que proporciona a FVA una capacidad sin precedentes para controlar el acceso sin sacrificar la capacidad de descubrimiento. Una vez encontrados, los usuarios pueden solicitar acceso, aceptar los términos de uso y se les puede otorgar acceso de visualización. A las locaciones físicas de los socios de FVA también se les otorga acceso a través de un whitelist de IP para facilitar la visualización en el sitio en ubicaciones pre-aprobadas. Los permisos altamente granulares de Aviary admiten todos los complejos requisitos de control de acceso de FVA, así como muchos más que otras organizaciones necesitarán para respaldar una diversidad de casos de uso.

Figura 3 Una búsqueda en Aviary de “Dachau” que muestra la ocurrencia del término de búsqueda en videos y metadatos

Como una plataforma SaaS multi-tenencia, Aviary ofrece el mejor proceso de investigación académica disponible, según Stephen, “crear paridad entre el audio y los materiales de video y texto, ayuda a eliminar el estado de los materiales audiovisuales como un documento de archivo de segunda clase”. Transforma la experiencia del usuario al trabajar con contenido audiovisual orientado a la información, de un proceso arduo y complejo a uno intuitivo, simple y rápido como buscar y trabajar con documentos de texto utilizando la búsqueda de texto completo. Por ejemplo, un investigador de FVA estaba interesado en aprender sobre el uso de cigarrillos como moneda en los campos de concentración — eso no era algo que los archivistas hubieran capturado como palabra clave en un registro de catálogo. La única forma de encontrar esto sería pasar incontables horas estudiando minuciosamente los índices o viendo cientos de testimonios para encontrar material relevante. Con Aviary, el usuario ahora puede simplemente buscar el término “cigarrillos” y encontrar las ubicaciones exactas en todas las grabaciones donde esas palabras fueron pronunciadas, en tan solo unos segundos. Otro investigador notó que tener zapatos apretados aumentaba el riesgo de muerte en los campamentos y quería encontrar todas las discusiones sobre zapatos — una vez más, “zapatos” es un término que no se catalogó, pero una búsqueda en Aviary entre los términos de las materias, los índices y las transcripciones pudo revelar resultados relevantes rápidamente.

Aviary también admite el uso de estándares existentes, como WebVTT y OHMS, y la integración con sistemas ampliamente adoptados, como ArchivesSpace y Preservica. Cada uno de estos estándares y sistemas son componentes integrales del panorama de sistemas de FVA. Muchas otras organizaciones sentirán que están en el mismo barco. Aviary importa tanto WebVTT como OHMS XML para entregar marcas de tiempo en transcripciones, índices y metadatos al nivel de recursos. FVA también sincroniza Aviary con ArchivesSpace para garantizar que todos los metadatos descriptivos (registros del catálogo) en Aviary estén actualizados y se completen de manera eficiente. Estas capacidades son una mejora poderosa en la administración y la capacidad de descubrimiento en comparación con las capacidades del sistema de acceso previo de FVA.

En general, ¿Aviary Cumple tus Expectativas?

Stephen Naron lo resumió: “Aviary nos ayuda a avanzar en los objetivos del Archivo de Videos Fortunoff de Testimonios del Holocausto al hacer posible buscar y navegar testimonios en video a nivel granular, simplificando el mantenimiento y reduciendo nuestros costos, al mismo tiempo que aumenta la productividad. Todo esto tiene el resultado final, en última instancia, de hacer que el Archivo y las historias que conserva sean más accesibles para los investigadores y las familias de los sobrevivientes. Ahora que Aviary está en línea, confiamos en que podemos ampliar nuestro alcance a ubicaciones de socios adicionales en todo el mundo, y esperamos un crecimiento exponencial en el uso de nuestro archivo”.

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